Dinsdag 17/05/2022

Voor u uitgelegdE-mailloze Vrijdag

Minder tijd kwijt met mailen: ‘Spreek met collega’s af dat berichten kort en bot mogen’

null Beeld Getty Images
Beeld Getty Images

We zijn meer tijd kwijt aan e-mail dan nodig. Jelle ­Drijver, ondernemer en trainer slimmer werken, geeft in het kader van E-mailloze Vrijdag vandaag zeven tips hoe het anders kan.

Onno Lakeman

1. Kies een paar mailmomenten per dag

Drijver: “Kies een aantal vaste momenten op de dag om je e-mail te verwerken. Open de inbox. Gooi iets meteen in de prullenbak of beantwoord het direct als het binnen twee minuten kan. Mocht een mail meer tijd nodig hebben, dan leg je het in het bakje to-do’s en plan je het in.”

2. Sluit daarna je mailbox weer af

“De meeste mensen hebben hun mailbox de hele dag openstaan, maar dan word je geleefd door je mailbox. Sluit je inbox daarom af na een mailmoment. Een tip is om alle notificaties, geluidjes of pop-ups uit te zetten, die halen je uit je focus. ­Focus lijkt op slaap. Als je uit je slaap wordt gewekt, duurt het zeven tot twintig minuten voordat je weer verder kunt slapen. En dat is bij focus net zo. Al hoor je maar zo’n korte ‘pling’, dan ben je er toch uit. Vertrouw erop dat ze wel bellen als het dringend is.’’

3. Word geen slaaf van je e-mail

“Ik denk dat veel mensen moeite hebben met plannen en hun tijd verdelen. Ze hebben de hele dag hun mailbox openstaan, met het gevaar dat die een to-dolijst wordt. Als je elk nieuw ding oppakt dat binnenkomt, word je een slaaf van je inbox en dus van andere mensen die mailtjes sturen. Ik denk dat e-mail zo voor veel mensen stress oplevert. Daarbij: twee dingen half doen is een stuk minder efficiënt dan één ding goed afmaken.”

4. Goed opruimen en archiveren

“Archiveer alles wat langer dan twee weken in je mailbox staat. En wat weg kan, verwijder je. Als je een mailtje hebt beantwoord, archiveer hem dan zodat hij uit je inbox is. Een papieren brief openen, beantwoorden en terugstoppen in je brievenbus slaat nergens op, maar dat doen veel mensen met mail wel. Maak niet te veel mappen, gooi alles op één grote hoop, want in mailsystemen kun je prima terugzoeken op afzender of trefwoord. Een opgeruimde inbox is een opgeruimd hoofd.”

5. Begin de dag fris met een lege inbox

“Mijn mailtijden zijn ’s ochtends, ’s middags en ’s avonds. En dat laatste is omdat ik het fijn vind om ’s ochtends weer met een lege inbox te beginnen. Er staan vaak niet meer dan vijftien mails in mijn inbox. Het levert veel focus op, het maakt dat ik efficiënter werk en het geeft ongelofelijk veel rust, zo’n lege inbox.”

6. Antwoord kort

“Ultrakort antwoorden, dat scheelt tijd. Ik heb met collega’s de afspraak dat we in de mail kort en bot mogen zijn. Social talk doen we wel bij de koffie.”

7. Gooi mails weg die in je vakantie binnenkomen

“Als ik op vakantie ben, staat in mijn out-of-office-melding: ‘Als ik terugkom begin ik graag met een lege inbox. Dus als je vraag tegen die tijd nog niet beantwoord is, stuur me dan nog even opnieuw een e-mail.’ Ik merk dat er veel begrip is voor deze werkwijze. Wie herkent niet die vreselijke berg mail na een vakantie? Als mensen een out-of-office-reply krijgen, lost 80 procent het op een andere manier op. Gooi mails dus gerust weg als je weer begint.”

Slimme instellingen

1. Automatisch ‘verzenden/ontvangen’ uitschakelen
Door in de instellingen van je e-mailprogramma ‘handmatig verzenden/ontvangen’ in te stellen haal je alleen nieuwe e-mails op wanneer je daar bewust voor kiest.

2. Zoek op ‘unsubscribe’
Veel nieuwsbrieven in je inbox die je nooit leest? Meld je af of blokkeer het mailadres. Tip: zoek in je mailbox op het woord ‘uitschrijven’ of ‘unsubscribe’. Dat staat onderaan elke nieuwsbrief. Zo zie je in één oogopslag waar je voor bent aangemeld.

3. Weinig mapjes
“Ik heb mijn mail zo ingesteld dat die automatisch een schifting maakt en mails in mappen zet, om bijvoorbeeld privé en werk te scheiden. Verder raad ik af mappen te gebruiken als een soort dossiers, dat is niet nodig. Ik zou hooguit een extra mapje maken met ‘nog te beantwoorden’ of ‘langer dan twee minuten werk’.”

Meer over

Nu belangrijker dan ooit: steun kwaliteitsjournalistiek.

Neem een abonnement op De Morgen


Op alle artikelen, foto's en video's op demorgen.be rust auteursrecht. Deeplinken kan, maar dan zonder dat onze content in een nieuw frame op uw website verschijnt. Graag enkel de titel van onze website en de titel van het artikel vermelden in de link. Indien u teksten, foto's of video's op een andere manier wenst over te nemen, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234